A continuación, se presenta la política de tratamiento y protección de datos personales, que deben ser aplicados por HEINSOHNTECH S.A., para efectos del presente HEINSOHNTECH, dentro del marco de desarrollo y aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, sobre la protección de datos en Ecuador.
Marco Legal
Constitución Política de Ecuador, artículo 66 numeral 19
Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
- Objetivo
Establecer los lineamientos generales de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de los colaboradores, proveedores y clientes de HEINSOHNTECH.
- Alcance
La política de Tratamiento y Protección de datos personales aquí contenida es aplicable a HEINSOHNTECH, en virtud las relaciones contractuales efectuadas para dar cumplimiento a su objeto social y satisfacer sus necesidades, con el fin de dar aplicación a la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
Los principios y disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por HEINSOHNTECH debe estar supeditado al régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
- Vigencia
Permanente a partir del 31 de enero del 2023
La presente política estará vigente a partir del día 31 de enero de 2023 y el período de vigencia de la base de datos será de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la terminación de la última relación contractual, de modo que se permita el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a cargo de HEINSOHNTECH especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
- Normatividad aplicable
La presente Política se rige por los parámetros fijados por el artículo 66 numeral 19 de la Constitución Política, y el artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, normativa que regula el tratamiento legítimo de los datos de las personas.
5. Datos e identificación del responsable
HEINSOHNTECH, con domicilio en la calle Inglaterra E3-106 y Avenida de la República, Edificio Kyoto, oficina 603, de este Distrito Metropolitano de Quito, y puede ser contactada en esa dirección o en el correo electrónico (DETERMINAR)
- Descripción
6.1 Definiciones
Con el fin de determinar el sentido de los conceptos utilizados en esta Política, acudiremos a las siguientes definiciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que tiene por objeto poner a disposición del titular la política para el tratamiento de los datos personales con la que cuenta la compañía.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, que reposen en documentos físicos o electrónicos.
Consentimiento: Manifestación de voluntad libre, especifica, informada e inequívoca, por el que el titular de los datos personales autoriza al responsable del tratamiento de los datos personales a tratar los mismos.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Aquellas piezas de información que puedan llegar a ser determinables para identificar al titular del dato personal.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato Público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión, a su calidad de comerciante o de servidor público, y en general todos los datos que puedan estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular, sino a cierto sector o HEINSOHNTECH de personas o a la sociedad en general, como, por ejemplo, el dato financiero y crediticio.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada identifica al titular.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Podrá tener la calidad de encargado una persona interna o externa a HEINSOHNTECH.
Encargado del Tratamiento de Datos Personales: persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate datos personales a nombre y por cuenta de un responsable de tratamiento de datos personales.
Oficial de tratamiento de Datos Personales: Persona o área de HEINSOHNTECH que se encarga de resolver quejas, consultas y reclamos de los titulares de la información, y además de administrar y controlar los datos personales que contienen las bases de datos, bajo el cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular del dato. En ningún caso, será responsable frente al titular por la calidad de los datos que le sean suministrados.
Fuente accesible al público: Bases de datos que pueden ser consultadas por cualquier persona, cuyo acceso es público, incondicional y generalizado.
Responsable de tratamiento de datos personales: persona natural o jurídica, publica o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales.
Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos personales que se hayan sometido a tratamiento.
Derecho de Protección de Datos Personales: confiere a su titular poderes de disposición y control sobre sus datos personales.
Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el tratamiento de los datos.
Seudonimización: Tratamiento de datos personales de manera tal que ya no puedan atribuirse a un titular sin utilizar información adicional, siempre que dicha información adicional, figure por separado y esté sujeta a medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar que los datos personales no se atribuyan a una persona física identificada o identificable.
Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Los datos personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
Transmisión: Hace referencia a los casos en que el Tratamiento de datos personales se realiza por el Encargado por cuenta del Responsable, debiendo mediar entre ellos la comunicación de la información dentro o fuera del territorio de Ecuador.
6.2 Principios sobre el manejo de datos personales
La política de manejo de datos personales del HEINSOHNTECH aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios establecidos en el artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Juridicidad: Los datos personales deben tratarse con estricto apego y cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones establecidas en la Constitución, los instrumentos internacionales, la presente Ley, su Reglamento y la demás normativa y jurisprudencia aplicable.
Finalidad: Las finalidades del tratamiento deberán ser determinadas, explicitas, legítimas y comunicadas al titular; no podrán tratarse datos personales con fines distintos para los cuales fueron recopilados, a menos que concurra una de las causales que habiliten un nuevo tratamiento conforme los supuestos de tratamiento legítimo señalados en esta Ley.
El tratamiento de datos personales con fines distintos de aquellos para los que hayan sido recogidos inicialmente solo debe permitirse cuando sea compatible con los fines de su recogida inicial. Para ello, habrá́ de considerarse el contexto en el que se recogieron los datos, la información facilitada al titular en ese proceso y, en particular, las expectativas razonables del titular basadas en su relación con el responsable en cuanto a su uso posterior, la naturaleza de los datos personales, las consecuencias para los titulares del tratamiento ulterior previsto y la existencia de garantías adecuadas tanto en la operación de tratamiento original como en la operación de tratamiento ulterior prevista.
Lealtad: El tratamiento de datos personales deberá́ ser leal, por lo que para los titulares debe quedar claro que se están recogiendo, utilizando, consultando o tratando de otra manera, datos personales que les conciernen, así́ como las formas en que dichos datos son o serán tratados.
En ningún caso los datos personales podrán ser tratados a través de medios o para fines, ilícitos o desleales.
Transparencia: El tratamiento de cacos personales deberá́ ser transparente. por lo que toda información o comunicación relativa a este tratamiento deberá́ ser fácilmente accesible y fácil de entender y se deberá́ utilizar un lenguaje sencillo y claro.
Las relaciones derivadas del tratamiento de datos personales deben ser transparentes y se rigen en función de las disposiciones contenidas en la presente Ley, su reglamento y demás normativa atinente a la materia.
Confidencialidad: El tratamiento de datos personales debe concebirse sobre la base del debido sigilo y secreto, es decir, no debe tratarse o comunicarse para un fin distinto para el cual fueron recogidos, a menos que concurra una de las causales que habiliten un nuevo tratamiento conforme los supuestos de tratamiento legítimo señalados en esta Ley.
Seguridad de datos personales: Los responsables y encargados de tratamiento de los datos personales deberán implementar todas las medidas de seguridad adecuadas y necesarias, entendiéndose por tales las aceptadas por el estado de la técnica, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales, frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.
Conservación: Los datos personales serán conservados durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento.
Para garantizar que los datos personales no se conserven más tiempo del necesario, el responsable del tratamiento establecerá́ plazos para su supresión o revisión periódica.
La conservación ampliada de tratamiento de datos personales únicamente se realizará con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica, histórica o estadística, siempre y cuando se establezcan las garantías de seguridad y protección de datos personales, oportunas y necesarias, para salvaguardar los derechos previstos en esta norma.
- Forma de utilización de la información.
Al aceptar esta Política, los clientes, los proveedores, trabajadores dependientes activos e inactivos, los contratistas, y, en general cualquier titular de la información, declaran conocerla y aceptarla, y como consecuencia de ello, autorizan de manera previa, voluntaria, espontánea e informada, a HEINSOHNTECH frente al tratamiento de sus datos personales, de tal manera que las Compañías podrá tratar los datos de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión y transferencia de los datos suministrados para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente.
Por su parte quienes suministren datos personales de sus clientes, beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que como responsables cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.
HEINSOHNTECH podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo de la finalidad para la cual haya obtenido el dato, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad. No perderá su calidad, a pesar de la transmisión que de la información realice, bajo las restricciones señaladas en la presente política.
- Tratamiento de los datos recolectados por HEINSOHNTECH
8.1 Recolección de datos personales: La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular
8.2 Autorización: Con el fin de garantizar los derechos de los titulares de la información, HEINSOHNTECH, como responsable del tratamiento deberá obtener de ellos, al momento de la recolección de datos, autorización libre, previa, expresa e informada del Titular para tal efecto, por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, preferiblemente de forma escrita.
La autorización se puede otorgar por cualquier medio y, de cualquier forma, sea por ejemplo por vía escrita, oral o a través de conductas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
En todo caso la autorización deberá contener como mínimo la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos. Así, HEINSOHNTECH informará al titular, antes de solicitar la autorización, cuando menos sobre los siguientes aspectos:
- El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como la no obligatoriedad de otorgar autorización para dicho efecto.
- Los derechos que le asisten como titular. HEINSOHNTECH deberá informar al titular la ubicación en la página web corporativa en la que puede consultar esta información. Con su firma, el titular certifica haber leído y entendido el manual en su totalidad y aceptarlo en cuanto a su alcance y contenido.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
- HEINSOHNTECH guarda las autorizaciones otorgadas en un archivo seguro y entrega copia al titular cuando éste así lo solicite.
No requerirá autorización para su tratamiento, los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público o la información contenida en bases de datos que se encuentren a disposición del público en general.
8.3 Casos en que no es necesaria la autorización
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales;
- La información que sea requerida por orden judicial;
- Los datos otorgados tengan el carácter de públicos;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
En todo caso quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
8.4 Datos sensibles
HEINSOHNTECH podrá darles tratamiento a datos personales sensibles para “una finalidad histórica, estadística o científica” y dentro del marco de procesos de mejoramiento del proceso de calidad en HEINSOHNTECH, y para ello adoptará las medidas convenientes a la supresión de identidad de los titulares.
Sólo podrá darse tratamiento a datos personales sensibles, sin la existencia del consentimiento previo, cuando se trate de una emergencia vital que requiera de acción inmediata (como por ejemplo una intervención médica de emergencia, etc.).
Los terceros (Médicos, abogados, psicólogos externos, etc.) serán especialmente cuidadosos en garantizar el acceso restringido y mantener la seguridad y la confidencialidad de los datos personales sensibles a su cargo.
8.5 Los datos recolectados con anterioridad
HEINSOHNTECH tiene datos cuya recolección es anterior a la promulgación de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Entre estos datos se encuentran, los datos vigentes e indispensables para la realización de las labores de las Compañías, así como los datos inactivos resultado de relaciones contractuales concluidas. Para el continuo tratamiento de los datos vigentes, HEINSOHNTECH obtendrá el consentimiento expreso e informado de los titulares, siempre y cuando esta obligación no represente una carga desproporcionada para HEINSOHNTECH.
8.6 Revocatoria de la autorización
El titular de la información podrá, en cualquier momento, revocar la autorización para el tratamiento o solicitar la supresión de la información contenida en las bases de datos del HEINSOHNTECH, excepto cuando exista un deber legal o una relación contractual vigente y 5 años más a partir de la terminación de dicha relación, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando solo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el Tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.
- Fines del tratamiento
Los Datos Personales administrados por HEINSOHNTECH serán recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos, para los siguientes propósitos o finalidades:
Respecto de los Datos Personales de nuestros Clientes y Proveedores:
9.1 Para proveer servicios y productos requeridos;
9.2 Informar sobre cambios, modificaciones o nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular por cualquier medio de comunicación;
9.3 Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;
9.4 Evaluar la calidad del producto y servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos y la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales;
9.5 Compartir los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de HEINSOHNTECH;
9.6 Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel;
9.7 Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que HEINSOHNTECH desarrolla;
9.8 Permitir que compañías vinculadas a HEINSOHNTECH, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
9.9 Controlar el acceso a las oficinas y las plantas HEINSOHNTECH, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
9.10 Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
9.11 Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;
9.12 Transferir la información recolectada a distintas áreas de HEINSOHNTECH y vinculadas en Ecuador y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
9.13 Registrar a los Titulares en los sistemas de HEINSOHNTECH y procesar sus pagos o recaudos;
9.14 Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de los integrantes de HEINSOHNTECH
Respecto de los Datos Personales de nuestros Colaboradores y Empleados:
9.15 Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de HEINSOHNTECH, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
9.16 Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
9.17 Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
9.18 Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
9.19 Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de HEINSOHNTECH y asistir en su utilización;
9.20 Planificar actividades empresariales;
9.21 Transferir la información recolectada a distintas áreas de HEINSOHNTECH y vinculadas en Ecuador y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
9.22 Controlar el acceso a las oficinas y las plantas de las Empresas, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
9.23 Realizar capacitaciones;
9.24 Registrar a los Titulares en los sistemas de HEINSOHNTECH;
9.25 Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de los integrantes de HEINSOHNTECH.
- Derechos de los Titulares
Los titulares de los datos personales y las demás personas que según el capítulo tercero de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, se encuentran legitimadas, podrán ejercer los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la existencia de la autorización, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización, de conformidad con la normativa antes determinada.
Solicitar y recibir información sobre el uso de sus datos personales.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá conforme lo dispuesto en el artículo 14 de la normativa antes determinada.
El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales a cualquiera de HEINSOHNTECH es el área Seguridad de la Información, ubicado en la calle Inglaterra E3-106 y Avenida de la República, Edificio Kyoto, oficina 603, de este Distrito Metropolitano de Quito, con correo electrónico (DETERMINAR)
El Oficial de Protección de Datos Personales, tendrá como funciones principales velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por HEINSOHNTECH para dar cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales, y hacerse cargo de la estructuración, diseño y administración del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
El Oficial de Protección de Datos Personales de las Empresas será el responsable de:
- a) Gestionar el adecuado trámite que deberá surtir cualquier Reclamo que, de conformidad con lo establecido en la presente Política, formulen los Titulares;
- b) Verificar que la información recibida por parte del Titular sea suficiente para poder darle respuesta;
- c) Evaluar la necesidad de prorrogar el plazo para dar respuesta a los Reclamos;
- d) Canalizar la reclamación al interior de HEINSOHNTECH según corresponda;
- e) Proyectar la respuesta del Reclamo con apoyo del área jurídica, si es necesario;
- f) Enviar las respuestas a los Titulares en los términos previstos en la Ley, en la presente Política y en el Manual de Políticas y Procedimientos de HEINSOHNTECH;
- g) Ordenar la inclusión de advertencias en las bases de datos frente a reclamaciones en reclamación o bajo discusión judicial;
- h) Asegurar el cumplimiento de la presente Política;
- i) Apoyado en el Área de Jurídica, estructurar, diseñar y administrar el Programa Integral de Gestión de Datos Personales en línea con las indicaciones que para el efecto apruebe la Junta Directiva y la Presidencia;
- j) Mantener informada a la Presidencia del estado de avance en la implementación del Programa Integral de Gestión de Datos Personales, mediante la entrega de reportes en donde se presente el detalle pormenorizado de las actividades realizadas, las pendientes, el tiempo en que cada una de ellas se llevará a cabo y los recursos requeridos para ese fin;
- k) Preparar reportes anuales del avance de la implementación y el funcionamiento del Programa Integral de Gestión de Datos Personales para ser presentados en las Asamblea Generales de Accionistas de las Empresas;
- l) Implementar un programa de formación en protección de Datos Personales al interior de HEINSOHNTECH y velar por la realización de actividades de capacitación permanente de sus colaboradores;
- m) Como parte de esta función, el Oficial de Protección de Datos Personales de HEINSOHNTECH supervisará el entrenamiento de nuevos colaboradores en el adecuado Tratamiento de Datos Personales y en especial, las obligaciones particulares que deberá cumplir en razón de su cargo;
- n) Auditar el cumplimiento de las distintas áreas de HEINSOHNTECH respecto del adecuado cumplimiento del Régimen de Protección de Datos Personales, en esta Política y las que se deriven de la implementación del Programa Integral de Gestión de Datos Personales;
- o) Desarrollar, con el apoyo del Área de TI, los controles que sean requeridos para garantizar la implementación y efectividad del Programa Integral de Gestión de Datos Personales y el estricto cumplimiento de las obligaciones a cargo de HEINSOHNTECH bajo el Régimen de Protección de Datos Personales;
- p) Coordinar y promover la definición e implementación de un sistema de administración de riesgos de HEINSOHNTECH asociados al Tratamiento de Datos Personales;
- q) Coordinar y promover la definición e implementación de controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales, con el apoyo del Área de TI;
- r) Servir de enlace y coordinar con las demás áreas de HEINSOHNTECH para asegurar la implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales;
- s) Mantener el inventario de Bases de Datos Personales de las Empresas permanentemente actualizado con el apoyo de las áreas respectivas. Para tal fin, llevará a cabo directamente o con apoyo del área de auditoría interna, auditorías semestrales;
- t) Suscribir contratos de confidencialidad y manejo de datos personales con el encargado y el personal a cargo del tratamiento de datos personales o que tenga conocimiento de los datos personales;
- u) Actualizar la información del Registro Nacional de Bases de Datos siempre que a ello haya lugar de conformidad con la ley aplicable; función que incluye la gestión de reportes de incidentes de seguridad ante la Superintendencia de Industria y Comercio;
- v) Administrar los contratos de transferencia internacional de Datos Personales o gestionar las declaraciones de conformidad, según sea necesario de conformidad con el Registro Nacionales de Bases de Datos, en conjunto con el Área de Gestión Documental y el área jurídica;
- w) Atender las consultas que se formulen al interior de HEINSOHNTECH respecto del Programa Integral de Gestión de Bases de Datos y el Régimen ecuatoriano de Protección de Datos Personales;
- x) Confirmar las responsabilidades de cada área de HEINSOHNTECH en relación con el Tratamiento de Datos Personales a su cargo, y establecer indicadores de cumplimiento para la verificación periódica de cumplimiento;
- Procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos:
Los Titulares de Datos Personales tratados por HEINSOHNTECH tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva es:
Buzón digital: Se dispone de un buzón digital en el portal institucional, el cual puede ser accedido a través de del correo electrónico (DETERMINAR) por cualquier usuario.
Estos canales podrán ser utilizados por los Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
12.1 Solicitudes: La atención de peticiones, consultas y reclamos del titular de la información se pueden ejercer en la dirección electrónica (DETERMINAR) con el objetivo de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Dichas solicitudes deberán realizarse por escrito.
12.2 Consultas: Los titulares, pueden solicitar a HEINSOHNTECH la consulta de sus datos personales de forma gratuita. Esta solicitud se hará por escrito, presentado un correo electrónico a la siguiente dirección (DETERMINAR), precisando el tipo de datos que se desea consultar. El responsable remitirá la consulta a los encargados correspondientes y velará por el cumplimiento de los plazos de la consulta.
Estas consultas serán atendidas en un plazo mínimo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y los requerimientos en un plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del mismo. El resultado de la consulta consiste en el listado de toda la información que esté vinculada con la identificación del titular en la base de datos consultada. Este listado es exhaustivo y no tiene una estructura particular más allá de la estructura dada por el registro de los datos.
Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
12.3 Reclamos: Los titulares, pueden presentar a HEINSOHNTECH un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley por parte de HEINSOHNTECH, para lo cual el reclamo se tramitará de conformidad con el siguiente procedimiento:
(i) El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada
(ii) El reclamo de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada por escrito, a través del correo electrónico (DETERMINAR)
(iii) El reclamo deberá contener la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos, así como de los motivos para el reclamo y, en caso dado, deberá acompañar el reclamo con la documentación que pruebe el reclamo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
(iv) El término máximo para atender la petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
(v) En caso de que HEINSOHNTECH no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al reclamante dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo.
Parágrafo Primero. Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.
Parágrafo Segundo. Supresión: La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular. No obstante, HEINSOHNTECH podrán negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
- Transmisiones internacionales y nacionales de datos a encargados: HEINSOHNTECH, dentro de la realización de labores que se derivan de su naturaleza binacional y de sus vínculos de cooperación internacional con otros países, podrá transferir datos personales a terceros países.
Sin excepción, la transferencia de estos datos obedece a finalidades definidas, relacionadas con o derivadas de la labor de HEINSOHNTECH y su mejoramiento. Sólo se realiza cuando exista la autorización correspondiente del titular y, en caso dado cuando responda a solicitudes de entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales.
- Deberes de HEINSOHNTECH como responsable del tratamiento de datos personales:
De conformidad con el artículo 47 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, y sin perjuicio de las demás disposiciones previstas sobre la protección de datos personales, HEINSOHNTECH como responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes,
- a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
- i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
- k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Modificaciones a la Política.
Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política. Sin embargo, estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web (DETERMINAR). En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, procederemos a obtener una nueva autorización para el tratamiento de los datos por parte de los titulares.
- Consulta de la Política.
La Política de Protección de Datos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio oficial “(DETERMINAR).”, presentando fácil consulta y acceso por parte del público en general.
- Confidencialidad y seguridad de las bases de datos.
HEINSOHNTECH aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.
- Tratamiento de datos comerciales.
HEINSOHNTECH tramitará los datos comerciales e información financiera que considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda celebración de contratos con terceros. Los datos de los mismos serán tratados con la intimidad, derechos a la privacidad, el buen nombre de las personas, dentro del proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas las actividades que tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
Para tal efecto, se reglamenta la firma del Acuerdo de Confidencialidad para la entrega de Datos con todos los proveedores.
- Tratamiento de datos de empleados directos de la empresa.
Todos los datos suministrados por los empleados de HEINSOHNTECH serán almacenados, compilados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos como empleador.
Toda la información relativa a los empleados o ex empleados de HEINSOHNTECH, serán conservados con el fin de que la Compañía, pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral ecuatoriana.
Al momento del ingreso al HEINSOHNTECH de empleados nuevos con contrato laboral, es requisito que, al momento del inicio de sus labores asignadas, manifiesten conocer, aceptar y aplicar las Políticas de Protección de Datos Personales.
Para dar por finalizado el proceso de vinculación de un nuevo empleado de HEINSOHNTECH, es necesario garantizar del empleado la aceptación de la presente política.
- Tratamiento de fotos como datos personales
HEINSOHNTECH podrá hacer uso de fotografías siempre que exista autorización previa, expresa e informada donde esté determinada la finalidad del uso de las fotografías, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
- Redes sociales.
Las redes sociales como Facebook, Instagram, WhatsApp y Twitter, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se encuentran bajo la responsabilidad de HEINSOHNTECH por ser ajenas a éste.
Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa HEINSOHNTECH como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.
- Videovigilancia.
HEINSOHNTECH informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la videovigilancia en sitios visibles.
HEINSOHNTECH cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas e instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales. Manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.
Los archivos obtenidos de la videovigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.
