- Propósito de la política
Esta política refleja los conceptos básicos y el concepto central que HEINSOHNTECH S.A. acuerda cumplir con respecto a la prevención y la respuesta al fraude y la corrupción. A los efectos de esta política, un HM es cualquier miembro de HEINSOHNTECH S.A., y HEINSOHNTECH corresponde a HEINSOHNTECH S.A.
HEINSOHNTECH S.A. tiene tolerancia cero para el fraude y la corrupción
HEINSOHNTECH reconoce que el fraude y la corrupción son un problema frecuente y tienen efectos nocivos en los empleados, la organización y la sociedad, y son una amenaza para nuestra visión.
La concientización, la prevención, la información y la respuesta al fraude y la corrupción son partes fundamentales de la cultura de rendición de cuentas y cumplimiento en HEINSOHNTECH y son de gran importancia para nuestros grupos de impacto, empleados, socios, contrapartes y otras partes interesadas de HEINSOHNTECH. Nuestros grupos de interés internos y externos tienen derecho a esperar que llevemos a cabo todas nuestras actividades con los más altos estándares éticos.
Esta política establece los estándares y procedimientos mínimos que toda persona jurídica está obligada a seguir.
Esta política aborda la sensibilización, prevención, identificación, presentación de informes, investigación y eliminación del fraude y la corrupción en HEINSOHNTECH.
- Alcance
Esta política y los procedimientos relacionados se aplican a todos los ejecutivos y el personal de HEINSOHNTECH, incluidos, entre otros, los administradores y representantes de HEINSOHNTECH. Esta política establece la responsabilidad final de la gestión del fraude y la corrupción, y no tiene la intención de reemplazar los informes existentes de fraude y corrupción o los procesos de gestión, siempre que sean consistentes con esta política. Cualquier conflicto será́ reemplazado por esta política.
- Definiciones y Ejemplos
Fraude y corrupción es el acto de engañar intencionalmente a alguien con el fin de obtener una ventaja injusta o ilegal de cualquier valor, o el abuso del poder confiado para obtener beneficios privados (financieros, políticos o de otro tipo). Los ejemplos se dan en el Anexo A.
- Declaración de política
HEINSOHNTECH no tolera el fraude o la corrupción por parte del personal o terceros relacionados, incluidos los ejecutivos, consultores, proveedores, socios o contrapartes de HEINSOHNTECH. El personal de HEINSOHNTECH debe estar pendiente de fraude, corrupción o cualquier comportamiento sospechoso e informarlo a la gerencia correspondiente. Todos los incidentes informados se investigarán adecuadamente, se divulgarán a la gerencia pertinente y el órgano de gobierno, y se remediarán conforme a las políticas determinadas en el presente
- Detalles de la política
5.1. Fraude y corrupción Obligaciones de Intolerancia e Informes: Cualquier incidencia de fraude o corrupción o comportamiento sospechoso debe ser informada a la gerencia correspondiente, al Gerente General y/o a la línea directa del denunciante como se establece en el Adjunto B.
5.2. Proceso interno de escalada: Todos los HM contarán con un proceso de escalamiento interno para garantizar la toma de conciencia de la gestión y la tramitación expedita, la resolución y la notificación de esta a las autoridades competentes (según corresponda) según lo establecido en esta política.
En consideración del contexto legal vigente, si corresponde, HEINSOHNTECH exige, en la medida de lo posible, denunciar conductas fraudulentas y corruptas a las autoridades competentes. Cualquier excepción debe estar justificada por escrito por el Gerente General.
5.3. Suficiencia de Investigaciones: El fraude y la corrupción y las denuncias de fraude y corrupción se investigarán adecuadamente después de considerar la gravedad, la credibilidad, el potencial de daño a la reputación y los requisitos aplicables al caso. Las investigaciones generalmente estarán dirigidas por una función comercial apropiada, con aportes de la gerencia apropiada y recursos externos según sea necesario, que incluyen, entre otros, asesoría legal, firmas de auditoría externa, etc. Cualquier costo relevante incluyendo investigaciones, auditoría, etc. deberán ser compatibles con el caso.
5.4. Confidencialidad de Informes e Investigaciones; No represalias. Cualquier informe de presunto o real fraude y corrupción presentado de conformidad con esta política debe ser tratado de forma confidencial en la mayor medida posible. Los informes de fraude y corrupción o sospecha de fraude y corrupción pueden enviarse de forma anónima. No se tomarán represalias contra el personal por los informes de buena fe. Solo el personal con una necesidad de saber debe ser informado de un informe y cualquier investigación relacionada.
- Procedimientos
Descripción general del procedimiento. Estos procedimientos están diseñados para garantizar la gestión, el informe, la investigación, la reparación y el cierre adecuados de las denuncias de fraude y corrupción, y la presentación de informes apropiados, tal como se establece específicamente a continuación.
6.1. Prevención y Conciencia: El Gerente General o quien este delegare, es responsable de asesorar y capacitar periódicamente a su personal, sub‐beneficiarios y socios sobre el contenido de esta política y para monitorear su implementación en actividades de las cuales los trabajadores o ejecutivos son la parte responsable. Los acuerdos escritos con partes externas deben, en la mayor medida posible, incluir una referencia escrita a la intolerancia de fraude de HEINSOHNTECH y cómo se debe gestionar.
6.2. Informe por parte del personal / socios / destinatarios de la gestión: Los informes del personal, socios, destinatarios o cualquier parte externa se deben proporcionar dentro de los tres días hábiles desde la presentación de la denuncia de la posible sospecha o descubrimiento a la gerencia, usando su proceso de escalamiento aplicable. Los informes pueden ser recibidos por la gerencia de HEINSOHNTECH en cualquier forma, pero preferiblemente por escrito. Los informes también se pueden proporcionar a través de la línea directa de denuncias de HEINSOHNTECH, también conocida como la “Línea HEINSOHNTECH “, como se describe en el Adjunto B.
6.3. Informes internos dentro de HEINSOHNTECH: Una vez que se tenga conocimiento de un presunto o sospecha de fraude y corrupción, la gerencia apropiada o su designado informarán dentro de los tres días hábiles, al Gerente General, utilizando una Investigación inicial completa de sospecha de fraude. El informe incluirá́ una determinación de la cantidad de sospecha de fraude y si el presunto fraude debe ser conocido por las autoridades competentes.
6.4. Investigación, informe y seguimiento apropiados: El Gerente General especificará pasos para investigar presuntamente fraude y corrupción con prontitud. El supuesto fraude o corrupción será́ investigado y documentado de acuerdo con la gravedad, credibilidad, potencial de daño a la reputación a HEINSOHNTECH. Un asunto se considerará cerrado por acuerdo de todas las partes interesadas cuando las conclusiones de una investigación y las actividades de remediación relacionadas sean satisfactorias para HEINSOHNTECH.
- Gobernabilidad y responsabilidad
El Gerente General de HEINSOHNTECH coordinará la supervisión de esta política en colaboración con los miembros de HEINSOHNTECH, y la revisará y actualizará de acuerdo con el cronograma especificado en la política. Cualquier informe externo requerirá la autorización y acuerdo previo del Gerente General.
- Referencias
Adjunto A: Ejemplos de fraude y corrupción
Adjunto B: Descripción de la línea directa de denuncia contra el fraude y la corrupción
ADJUNTO A: EJEMPLOS DE FRAUDE Y CORRUPCIÓN
‐ Ocultación intencional, omisión, falsificación o perversión de la verdad
‐ Inducir a otro a desprenderse de algún artículo valioso o entregar un derecho legal
‐ Nepotismo
‐ Sobornos, sobornos y / o propinas
‐ Comportamiento colusivo con los vendedores
‐ Mantener registros falsos,
‐ Reclamos falsos (por ejemplo, solicitando el pago de bienes, servicios o actividades que en
realidad no se realizan)
‐ Malversación y robo
‐ Recibir o proporcionar favores financieros y no financieros con la intención de facilitar
actividades que la persona normalmente no puede recibir
‐ Conflicto de intereses
La falsificación, la apropiación indebida y otras irregularidades fiscales se refieren, entre otros, a:
‐ Cualquier acto deshonesto o fraudulento
‐ Falsificación o alteración de cualquier documento o cuenta (incluidos, entre otros, hojas de horas, nómina, cuentas, informes de viaje y gastos, documentos de adquisiciones o registros de inventario / activos)
‐ Falsificación o alteración de un cheque, giro bancario o cualquier otro documento financiero
‐ Malversación de fondos, productos básicos, valores, suministros, equipos u otros activos
‐ Impropiedad en el manejo o reporte de dinero, transacciones financieras o procedimientos de licitación
‐ Aceptar o buscar cualquier cosa de valor material de proveedores o personas que presten
servicios / materiales según lo dispuesto por las políticas aplicables sobre regalos
‐ Destrucción o apropiación indebida de registros, muebles, accesorios o equipos
‐ Desvío, alteración o mala administración de documentos o información, y / o cualquier
irregularidad similar o relacionada
‐ Cualquier uso malicioso de documentos o mensajes de Internet y TI
‐ Delito cibernético y / o robo de identidad
ADJUNTO B DESCRIPCIÓN DE LA LÍNEA DIRECTA DE DENUNCIA CONTRA EL FRAUDE Y LA CORRUPCIÓN (“LÍNEA HEINSOHNTECH “)
HEINSOHNTECH se compromete a prevenir, detectar y corregir el fraude, las malversaciones, la discriminación, el acoso sexual, la explotación y el abuso, el apoyo al terrorismo y otras conductas ilícitas.
Queremos saber si sospecha, o ha observado o experimentado una conducta incorrecta. Cuanto antes descubramos que algo está́ yendo mal en nuestra organización, antes podremos hacer algo al respecto. Le recomendamos que comparta cualquier inquietud que pueda tener.
Cualquier empleado de HEINSOHNTECH, socio, proveedor, participante en el programa u otra parte externa puede usar este servicio para informar una conducta incorrecta.
Todos los informes de conducta ilícita se tomarán en serio, y se llevará a cabo una investigación.
Los informes pueden enviarse de forma anónima y se mantendrán confidenciales en la mayor medida posible, de acuerdo con la necesidad de llevar a cabo una investigación adecuada.
Trataremos seriamente las divulgaciones de conductas ilícitas y protegeremos a aquellos que planteen inquietudes de buena fe. Ningún empleado sufrirá́ acoso o represalias.
En este sitio, puede informar una inquietud en línea o por correo electrónico.
Teléfono: (593) 026 022 622
Correo electrónico: contacto@heinsohntech.com
